Телефонный аппарат состоит из 2 основных частей: коммутационно-вызывной, предназначенной для приема поступающего вызова и для соединения и разъединения с другим телефонным аппаратом, и разговорной, обеспечивающей приём и передачу речи. Для приёма сигналов вызова в телефонном аппарате имеется электрический звонок. Помимо него, в качестве вызванного сигнального устройства может быть использована обычная электрическая лампочка, которая загорается одновременно со звонком. Световая сигнализация удобна для людей с пониженным слухом, а также в тех случаях, когда звуковая сигнализация нежелательна. Сигнальная лампочка устанавливается техником телефонного узла по заявлению абонента.

Для вызова абонента в линию посылаются с телефонного аппарата сигналы вызова в виде серии электрических импульсов, содержащей в закодированном виде номер вызываемого абонента. Вызов производится с помощью дискового или кнопочного номеронабирателя.

Более совершенным и удобным устройством для набора номера телефона абонента является кнопочный номеронабиратель (тастатура). Обычно тастатура содержит 10 основных кнопок, каждая из которых помечена одной десятичной цифрой (от 0 до 9), и несколько дополнительных, отмеченных, например, буквами или условными значками. Для передачи на АТС номера телефона вызываемого абонента достаточно последовательно нажать несколько (по числу цифр в номере) соответствующих кнопок, чтобы послать в линию нужную серию импульсов. Скорость набора номера на телефонном аппарате с тастатурой примерно в 4 – 6 раз превышает скорость набора с помощью дискового номеронабирателя. Выпускают телефонные аппараты как с дисковым номеронабирателем (например, ВЭФ ТА-Д, «Лана»), так и с тастатурой, например, ВЭФ ТА-32, ВЭФ ТА-12, «Спектр 2», «Спектр 101», «Спектр 6», ТА- 51160, снабжённые электронной памятью, запоминающей последний набранный номер; при необходимости повторного вызова этот номер уже не набирается, а нажимается только кнопка вызова — нужные сигналы будут переданы в линию автоматически.

Наиболее важными элементами разговорной части телефонного аппарата являются микрофон и телефон, для удобства пользования объединённые в одном конструктивном узле — микротелефонной трубке. Микрофон преобразует звуковые сигналы в электрические и усиливает их, а телефон электрические сигналы, поступающие с линии связи от другого телефонного аппарата, преобразует в звуковые колебания. Отчётливая передача речи (наилучшая разборчивость слов) с определенной окраской звука — тембром — достигается тем, что микрофоны и телефоны современных телефонных аппаратов пропускают звуковые сигналы в диапазоне частот от 300 Гц до 3400 Гц. Микрофон и телефон выполнены в виде неразъёмных круглых капсул, которые помещаются в специальные гнёзда микротелефонной трубки, обычно закрываемые съёмными крышками. Существуют также неразъёмные (в домашних условиях) трубки. Телефонные аппараты могут быть настольные и настенные; большинство квартирных аппаратов — аппараты настольного типа.

Телефонные аппараты подключаются к линии посредством присоединительного шнура и специальной розетки с клеммами. При необходимости можно установить несколько розеток штепсельного типа, т. н. безобрывных, чтобы иметь возможность при наличии одного телефонного аппарата пользоваться им в различных помещениях квартиры. По желанию абонента присоединительный шнур стандартной длины может быть заменён удлинённым (до 8 – 10 м) шнуром, что позволит переносить аппарат по квартире.

По правилам эксплуатации телефонной сети в одну линию допускается параллельно включать не более 2 телефонных аппаратов. Если нужно, чтобы по параллельному телефону разговор не прослушивался, аппараты включают по схеме, получившей название «директор — секретарь». При таком включении один из аппаратов считается основным («директор»), а другой — дополнительным («секретарь»). Подобная схема включения позволяет набирать номер с любого аппарата, при этом, если снята микротелефонная трубка с основного аппарата, дополнительный аппарат отключается. Обычно аппараты включают так, что при вызове звонит только звонок дополнительного аппарата, но возможно и такое включение, при котором работают звонки обоих аппаратов.

В начале 80-х годов появились настольные аппараты, внешне напоминающие телефонные аппараты 20 – 30-х годов (например, аппараты «Ретро», «Стелла», «Парма»).